Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.
Todo arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender às necessidades da empresa e o primeiro problema é exatamente essa definição.
Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.
Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente àqueles que dela necessitam, e à centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.
Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.
Ocupar-se com a organização do arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência às ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias à administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.
Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.
Etapa 1- Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas diversas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.
Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.
Etapa 2- Definição do espaço físico
Para a escolha do onde abrigará o arquivo da empresa, será preciso realizar avaliação tanto física como estrutural.
Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional. Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.
Etapa 3- Prazo de guarda de documentos
Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a consequente liberação de espaços.
Etapa 4- Metodologia de organização
A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.
Etapa 5- Digitalização de documentos
A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de scaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
Etapa 6- Treinamento da equipe
Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do sistema de arquivo implantado.
Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.
E, nesse contexto, três aspectos precisam receber atenção especial das empresas:
- 1- O processo produtivo;
- 2- As informações e
- 3- As decisões.
A otimização dos fluxos do setor de produtivo, as informação e tomada de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:
- - Melhor qualidade;
- - Menor custo e
- - Melhor prazo de entrega;
É importante ressaltar que a rapidez é fruto não somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas produto da soma desses dois fatores, ou seja: Rapidez = Fluxo + Integração.
Não levam vantagem as empresas que investem em novas tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.
Portanto, as decisões, deverão ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.
